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    PCO专业会议组织者在会议中起的作用
    来源:《会议》杂志 发布日期:2012-7-4 11:22:18 浏览:5863

      本案例研究是由英格兰汉普郡指标交流会议公司的Peter Mainprice和Rebecca Lawrence Bristol撰写的,介绍了PCO帮助他们的客户和为客户的活动创造附加价值的方式。
      
      每年都要举行几百万次的会议,而其中绝大多数都得到了专业会议组织者(Professional Conference Organizer,PCO)的支持。尽管如此,许多人还会有这样的问题:PCO对会议有什么贡献?对于与PCO签订合同的客户来说,能够得到什么样的额外好处呢?
      
      让我们来看一下PCO的工作任务和能力:方法管理、注重细节、无可挑剔的对待客户的态度、面向商业的方法等——这些是每个向客户提供服务的人所必须具备的要求。然而,对于承办会议来说,它仍然不过是一张用铅笔绘制的草图,在上面仍需要添加组织好会议的丰富细节。这些技能是每个想要承办会议的人的基本出发点,尽管由此能够在最后取得圆满的效果,但是,仍然需要更具与众不同的操作、组织和决策上的水准。

      尽管一个业余的会议组织者也能深谋远虑,但PCO能够处心积虑,千方百计地构思如何实际地将会议办好。他们随时“等待召唤”,指引客户和会议脱离风险——避免会议地点不令人满意、避免会议预算漏洞百出、避免会议议程冗长不堪。PCO起着咨询者、劝告者,有时是决策者的作用,如果信心十足的客户在计划开始时忽视和低估依靠他们的作用,将只能自取其咎。

      利用PCO的某种优点,已经在文献中报道得很多了,与PCO一起开发市场常常会被嗤之以鼻。而列举种种允诺,以保证为潜在客户做出无可挑剔的服务,并指出在非PCO组织的会议中的“百慕大三角”,也司空见惯。但是,无论这些劝说和警告结果怎么样,它们均来自PCO的正、反两方面的经验。对于会议,需要有十二分的细心,关注全部细节,并需要使用分析一切潜在问题的方法。只有做到这一切,才能真正把会议办好。

      PCO常常许诺可以解除由于办会所带来的压力。ABOCI(英国专业会议组织者协会)的一句格言——“利用PCO,可以睡得稳”,就足以说明这个问题。打算组织会议的大多数客户并不是专家。这并不是说,他们组织会议的能力有限,而是说,如果他们不能做到有效的策划、合理地管理和正确的处理问题,则必将浪费较多的时间和精力放在会议上。有些客户发现,举办会议的压力,只不过是因为由他们的同行和专家在会议结束之后怎样做出评价所造成的。ABPCO的看法是,如果利用PCO的经验和已建立的体系,就不会有不眠之夜了。ABPCO的会员客户似乎都持这种看法。

      PCO不仅解除了给客户造成的压力,而且,还能够从某些专业技巧上弥补客户的经验不足。而这些技巧对会议顺利进行(例如预算的产生和控制)都是至关重要的。即便是举办一次100人的小会议,客户组织也可能要花费大量的财力,抑或被保险公司收取巨大的保险金。应该在早期做出切实可行的预算模型,以重视某些极为重大的要素。例如,能够得到足够的赞助费用吗?登记开会的人数目标是多少?会议地点能够接受吗?抑或能否根据预算更改会议议程?预算常常是一个业余组织者的祸根。由于隐含失败的结果,所以,随之而来的责任也十分重大。正是常常由于这个问题,才使客户从PCO的参与之中获得最大的慰藉。

      会议乃是一种商业行为,这种情况常常被客户所忽视。尽管对于客户来说,该活动是出于教育的目的,但是,财务人员却将会议看成是一个长长的账单,需要列出全部的成本,并尽可能地采用洽谈方式,经常的(而不是定期地)观看使会议取得成功的至关重要的每笔账目。当客户缺乏谈判的信心时,会议管理公司中的PCO就派上了用场。

      因为会议一般都要赢利,所以,为了给所在组织谋取利益,许多的组织都野心勃勃召开会议、甚至召开一系列的会议,手把手进行言传身教。这一步骤似乎合情合理,但常常由于过度乐观、由于缺少商业策划和基本的商业战略而使计划遭受搁浅。而许多的PCO,他们为相同的客户承办过许多的会议,并积累了多年的经验。其结果是,他们能够用逐年增长和发展的眼光看待会议。这种经验,对于将着手举办一系列会议的客户来说,可谓是无价之宝,有助于制定合适的目标。

      PCO还能放大客户产品的市场价值。一个好的PCO能够创造赞助的机会,开发活动的市场。PCO比客户更具有商业特征,能够采取一种客观的看法,看待客户与赞助人的相互利益。一个刚刚接受一项新计划的PCO,常常采取客观的态度、利用相关关系网和以前的办会经验,寻找新的财政资助。
      
      按道理来说,只有利用PCO承办公议,而别无选择。许多会议地点给予会议以热情的支持,而有些会议地点则不是这样。特别是在最后进入角色时,有一名手头的办会专家找出潜在的问题,理清头绪,可能会更加重要。大多数的PCO都使用过成百个会议地点,他们光临会议组织者身旁,只有一个目的,就是保证使用最好的会议地点。这是他们工作的核心,无论采取什么措施,都要发挥创造性,有“我们总是这样做”的理念,并将以前取得最好效果的会议和有关其他会议地点的经验发扬光大。PCO在人流、排队管理、有效地会议登记实践、演讲人联络和管理方面具有丰富的经验,并在每次活动中都能运用自如。面对几百人的聚集和有效的人员流动,以及安全地在一个建筑物周围活动,如果没有专业知识和精细的策划,就是拒绝给全部与会人员以改善经历的机会。你可能会说,PCO总是愿意去做其他人,通常是客户所不愿意陷入甚至不愿考虑的小事。
      
      问:如果PCO达到了全部目的——让主办者能够睡好觉,能够切实保证与会人员在会议上有最好的经历等——那么,他们服务所涉及的成本是不是很大呢?
      
      答:从好的一面看,一个信誉良好的PCO能够帮助制定会议的预算,他们收取的费用也被包含在这个预算里,不再另向客户收取费用,因为其成本已经被包含在该计划的收入,例如登记费和赞助费内。PCO根据会议的规模采取不同的收费方式。有时,对各种开销收取固定的管理费——包括会议地点的管理、演讲人、与会人员、赞助商、市场营销、打印资料等费用;有时,收取的固定费用较低,但另收取处理人员登记的单位费用。应当说,由于会议的特点和再次办会的可能性的原因,PCO常常收取一个固定额度的费用,以此反映他们建立长期关系的兴趣,其目的就是树立自身的形象,展示他们进行中期到长期合作的价值取向,而其他类的代理公司则都是“一把一利索”。
      
      会议宛如画画一样,它们极为相似,但又有很大的不同。不同既可能存在于图画的设计方面,也可能存在于采用涂料的方式上。有的时候,在开始之前,画画的人就有了完整的想法;而有的时候,要经过一段时间之后,图画才显露出眉目。有的画家不用事先勾画蓝图就可以画画,而有的人则需要付出艰苦而精细的劳动。
      
      让我们回到需要PCO所具备的技能上。实际上,上述问题只不过是一个引人注目的会议的开端——就像绘画时所参照的草图一样。根据这个基础,再给会议添加色彩。然后一步一步完善最终产品的设计,并加进存在于计划后面的各种影响,通过视觉和运用以前的经验,而构成图像。在计划的初始阶段,就断定最终能够起到什么作用和作用有多大,那是天方夜谭。但在最后,PCO要同他们在寻求咨询、慰藉和经验时作为参考和知识的其他画家一起,担当一个经验丰富的画家的角色。
      
      因此,一个好的PCO能够劝告、管理、判断、控制、洽谈、导向、处理、缓冲和联络,平衡上述各种工作——使会议让客户感到自豪,让与会人员感到兴奋,让赞助商感到值得,让某组织在财务上的投资感到成功,同时缓解个人的责任压力和保护你们会议管理公司的利益,这才是PCO的技艺。任何客户,如果对会议组织团队讳疾忌医,那他准是一个忽视印象派的业余画家。《会议的组织管理与营销》

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